Privacy Policy

HV Apollo hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. HV Apollo houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als HV Apollo zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

 

Verwerking van persoonsgegevens van leden en vrijwilligers

Persoonsgegevens van leden en vrijwilligers worden door HV Apollo verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Administratieve doeleinden;
• Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;
• Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• De overeengekomen lidmaatschap dan wel aanmelding als vrijwilliger;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan HV Apollo de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Telefoonnummer;
• Emailadres;
• Geslacht;
• Geboortedatum
• Postcode;
• Huisnummer;
• IBAN nummer (bij automatische machtiging);
• Naam en klasse vorige vereniging

Uw persoonsgegevens worden door HV Apollo opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Bij de aanmelding wordt automatisch een nieuwsbrief abonnement gekoppeld. De nieuwsbrief dient ter informatie van vrijwilligers, leden of ouders van leden van HV Apollo.

Desgewenst kunnen de leden zich afmelden voor deze nieuwsbrief of algemene e-mail.

 

Verwerking van persoonsgegevens bij activiteiten

Persoonsgegevens van leden en vrijwilligers (in specifieke gevallen) worden door HV Apollo verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Welzijn en gezondheid van de leden
• Aanschaf kleding

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan HV Apollo de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Dieetwensen (kamp)
• Medicijngebruik (kamp)
• Kledingmaten

Deze persoonsgegevens worden door HV Apollo opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de afgebakende periode.

Verstrekking aan derden

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

HV Apollo bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking,

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Beeldmateriaal

HV Apollo publiceert op haar website en in de (sociale) media beeldmateriaal van wedstrijden, evenementen en activiteiten. Voor opnamen die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op onze eigen website of (sociale) media wordt vooraf geen toestemming gevraagd aan betrokkenen, noch worden zij hierover ingelicht.

Door een trainer en/of coach kan gevraagd worden filmopnames te maken van zijn/haar team omwille van het verbeteren van de prestaties. De volledige opnamen worden enkel ter beschikking gesteld aan de door de trainer en/of coach aangewezen personen. Gedeelten van de opnamen kunnen echter gebruikt worden voor de website;

Ouders van jeugdleden en leden, die bezwaar hebben tegen het maken van opnames in algemene zin, kunnen dit bezwaar, voorzien van reden, kenbaar maken bij het bestuur.

Sociale Media

HV Apollo maakt gebruik van Facebook en Twitter. Wanneer leden en ouders van jeugdleden gebruik maken van deze toepassingen, zijn zij akkoord gegaan met de privacy instellingen behorende bij Facebook en Twitter. Leden kunnen zelf hun privacy instelling desgewenst aanpassen. HV Apollo behoudt zich ter aller tijden het recht om commentaren die op social media die dan wel kwetsend, beledigend zijn of leiden tot ongewenste reacties, te verwijderen.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Contactgegevens

Bestuur HV Apollo

secretariaat@hv-apollo.nl